In der schnelllebigen Geschäftswelt kann die traditionelle Buchhaltung mit ihren Papierbergen und Aktenschränken eine echte Herausforderung darstellen. Dafür gibt es eine Lösung: Die Umstellung auf eine digitale Finanzbuchhaltung. Dieser papierlose Austausch von Informationen zwischen Unternehmen und Steuerberatern eröffnet zahlreiche Vorteile für beide Seiten – das Ende von Papierstaus und die Befreiung von Kartons voller Belege sind nur einige der Pluspunkte davon. Damit die digitale Prüfung durch das Finanzamt oder in der Kommunikation mit dem Steuerberater problemlos vonstatten geht, sind jedoch einige Aspekte zu beachten.
Wir von ak|p erklären Ihnen, wie Sie die Vorzüge der digitalen Finanzbuchhaltung nutzen können und welche Schritte bei der Umstellung wichtig sind.
Digitale Finanzbuchhaltung Definition
Die digitale Finanzbuchhaltung revolutioniert herkömmliche Buchhaltungsprozesse, indem sie manuelle Vorgänge in der Finanz- und Lohnbuchführung durch digitale Lösungen ersetzt. Sowohl interne als auch externe Buchhaltungsbereiche profitieren von dieser Transformation. Der Prozess beginnt mit der Digitalisierung von Mandantenbelegen wie Rechnungen, die nicht mehr in Papierform aufbewahrt, sondern gescannt oder fotografiert und digital archiviert werden. Zwar ist die digitale Buchhaltung landesweit noch keine Pflicht, aber sie wird aufgrund ihrer Effizienz und Genauigkeit zunehmend als bewährte Praxis angesehen.
Mit Programmen wie DATEV können Unternehmen online digitale Belege hochladen und elektronisch an den Steuerberater übermitteln. Die Digitalisierung erstreckt sich auch auf das Schreiben und Bezahlen von Rechnungen in elektronischer Form, wobei Finanzbuchhaltungssoftware in der Regel auch die Verwaltung von Kunden- und Bankverbindungen beinhaltet. Neben der Finanzbuchführung können zusätzlich die Lohnabrechnung und die Personalakte digitalisiert werden. Die finale Auswertung aus der Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung wird elektronisch vom Steuerberater bereitgestellt und kann vom Mandanten jederzeit online eingesehen werden.
Somit ermöglicht die digitale Finanzbuchhaltung eine effiziente, papierlose und transparente Verwaltung bei allen Arten von Buchhaltungsprozessen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern führt.
Gesetzen und Vorschriften der digitalen Buchhaltung
Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung ist zwar sehr effizient, erfordert jedoch auch die strikte Einhaltung rechtlicher Bestimmungen. Hierbei spielt vor allem die Archivierung eine zentrale Rolle. So müssen digitale Belege und Dokumente in digitaler Form für 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden.
Zusätzlich zur Archivierung der Softwarebelege gelten auch beim Scannen, also der Umwandlung von Papierbelegen in digitale Form, bestimmte Regeln. Hier erlaubt der Gesetzgeber das Vernichten der Originalpapiere nach dem Scannen, vorausgesetzt, dass es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, das Original zu behalten, beispielsweise, um zu überprüfen, ob dieses inhaltlich mit dem Scan übereinstimmt. Eine revisionssichere Archivierung ist auch hier obligatorisch und wird in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) detailliert festgelegt.
GoBD und Verfahrensdokumentation
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind zentrale Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen. Diese regeln die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in elektronischer Form und setzen Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit und Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation selbst ist ein notwendiger, wenn auch überschaubarer Aufwand, der den vollständigen Buchhaltungsprozess dokumentiert – von der Belegerfassung über Digitalisierung und Verarbeitung bis zur Archivierung.
Aufgaben digitaler Buchhaltungssoftware
Die Aufgaben der digitalen Finanzbuchhaltung gehen weit über einfache Buchführung hinaus und tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Dazu gehören die präzise Erfassung und Buchung aller Geschäftsvorfälle, die Erstellung von Buchhaltungsbelegen sowie digitale Rechnungsverarbeitung, die Führung von Konten und Buchhaltungslisten und auch die regelmäßige Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen. Des Weiteren umfasst die Digitale Finanzbuchhaltung die Überwachung des Zahlungsverkehrs, die Erstellung von Steuererklärungen, die Auswertung von Buchhaltungsdaten bis hin zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern.
Ebenso stellt sie sicher, dass gesetzliche Vorschriften und Aufbewahrungspflichten sowie die regelkonforme Durchführung von Zahlungsläufen und Mahnwesen umgesetzt werden. In der digitalen Finanzbuchhaltung erfolgt auch die doppelte Buchführung Systematik effizienter durch automatisierte Prozesse und digitale Tools, die eine schnellere Auswertung und Analyse der finanziellen Transaktionen ermöglichen.
Finanzbuchhaltung digitale Aufgaben im Überblick:
- Alle Geschäftstransaktionen innerhalb des Unternehmens genau erfassen und buchen
- Erstellung von Buchhaltungsdokumenten wie Rechnungen und Quittungen
- Konten und Buchhaltungslisten verwalten
- Hilft bei der Erstellung einer Bilanz sowie von Monats- und Jahresabschlüssen
- Überwachung des Zahlungsverkehrs sowie der Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens
- Einfache Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärung
- Auswertung von Buchhaltungsdaten, Erstellung betriebswirtschaftlicher Analysen wie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen
- Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
- Halten Sie die gesetzlichen Vorschriften und Lagerungsvorschriften ein
- Führen Sie die Zahlungs- und Mahnabwicklung durch
Integrierte Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung in digitaler Buchhaltung
In der digitalen Finanzbuchhaltung werden nicht nur sämtliche finanziellen Transaktionen erfasst, sondern auch spezifische Unterbereiche wie die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung nahtlos integriert. Durch automatisierte Prozesse und den Einsatz moderner Softwarelösungen werden Rechnungen von Lieferanten (Kreditoren) und Kunden (Debitoren) effizient erfasst, überprüft und verbucht. Diese integrierte Herangehensweise ermöglicht eine Echtzeit-Überwachung von Verbindlichkeiten und Forderungen, was zu einer höheren Effizienz sowie zur besseren Liquiditätssteuerung führt
Digitale Buchhaltung – Vorteile für Unternehmen
Die Umstellung von traditioneller, papierbasierter Buchführung auf die digitale Variante bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Der erste, offensichtliche Gewinn ist die Freiräumung von Büroplatz, sobald sämtliche Papierbelege durch digitale Scans ersetzt wurden. Doch die echten Vorzüge gehen weit darüber hinaus:
- Automatisierung und Zeitersparnis: Digitale Finanzbuchhaltungssoftware ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, von der Buchung bis zur automatischen Versendung von Mahnungen, was zu erheblicher Zeitersparnis führt.
- Schneller Zugriff und Nachvollziehbarkeit: Ein direkter Zugriff auf alle Dokumente mit Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Rechnungen erheblich. Änderungen und Genehmigungen werden zentral dokumentiert und sind nachvollziehbar.
- Effiziente Kommunikation: Die Schnittstelle zwischen Unternehmen, Steuerberater und Finanzamt ermöglicht eine reibungslose Übermittlung von Daten, beispielsweise bei der Umsatzsteuervoranmeldung.
- Echtzeitkontrolle und Transparenz: Digitale Buchhaltung verschafft Unternehmen eine präzise Kontrolle über Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit, was die finanzielle Transparenz deutlich erhöht.
- Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Aufgaben spart das Finanzteam Zeit, was sich durchaus in einer potenziellen Reduzierung der Honorare für steuerliche Dienstleistungen niederschlagen kann.
Weitere Gründe für eine digitale Finanzbuchhaltung sind:
- Rechnungseinsicht überall und jederzeit
- Transparenz im Zahlungsverkehr
- Reduzierter Gesamtaufwandes
- Digitale Unterschrift
Buchhaltungssoftware ADDISON: Standard für Digitale Buchhaltung
Im Bereich der digitalen Buchhaltung bietet ADDISON Finanzbuchhaltung von Wolters Kluwer eine konsequente Integration, maximale Automatisierung und aussagekräftige Berichte für alle Anforderungen. Die individuell konfigurierbare Vorgangsorientierung führt Anwender schrittweise durch Dialoge, was die tägliche Arbeit spürbar beschleunigt und vereinfacht. Elektronische Belegübernahme, automatische Verbuchung von Bankdaten und gescannten Rechnungen reduzieren manuelle Aufgaben und verbessern die Qualität der Buchführung. Die Software bietet eine freundliche Benutzeroberfläche, über die Unternehmen ihre Daten selbst digitalisieren und direkt an ihren Steuerberater oder das Finanzamt übermitteln können.
Durch die nahtlose Verknüpfung mit anderen Anwendungen entstehen ein reibungsloser Datenaustausch und eine umfassende Finanzübersicht. Mit ADDISON Finanzbuchhaltung profitieren Unternehmen von höchster Automatisierung und Flexibilität – für eine effiziente und präzise Buchführung.
Finanzbuchhaltung, Buchhaltung: Welche Software gibt es?
Hier sind einige der bekanntesten Digitalen Finanzbuchhaltungssystemen:
- DATEV
- Wolters Kluwer Tax & Accounting
- sevDesk/Unternehmerheld
- lexoffice von Lexware
- SAP Buchhaltungssoftware
- Reviso
- BuchhaltungsButler
- Weclapp
Jede dieser Softwarelösungen ermöglicht die digitale Verwaltung von Belegen, Dokumenten und anderen elektronischen Ein- und Ausgängen und beinhaltet individuelle Sonderfunktionen.
Was muss man bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware beachten?
Bei der Auswahl der Finanzbuchhaltungssoftware sind mehrere Aspekte entscheidend. Vor allem muss die Software den gesetzlichen Vorgaben, wie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), entsprechen. Zudem spielen Benutzerführung, Support, Kosten (sowohl offene als auch versteckte), Funktionsumfang, Schnittstellen und interne Unternehmenskriterien eine zentrale Rolle. Die Nutzung von Schnittstellen digitaler Buchungssysteme, wie etwa DATEV, erleichtert den Datenaustausch mit dem Steuerberater und beschleunigt die Kommunikation.
Digitale vs. Traditionelle Finanzbuchhaltung – der Unterschied
Die Rolle eines Finanzbuchhalters hat sich durch den Übergang von der analogen zur digitalen Buchführung substanziell gewandelt. Zwar sind die grundlegenden Aufgaben, wie die Überprüfung, Kontierung und Buchung von Geschäftsvorfällen sowie die Bearbeitung von Transaktionen, das Erstellen von Steuererklärungen und Lohnabrechnungen, in beiden Fällen identisch. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch im Zugriff auf relevante Dokumente.
In der analogen Welt ist die Finanzbuchhaltung oft ein mühsamer Prozess: Pendelordner, unübersichtliche Aktenberge und zeitraubende Suchen nach Papierdokumenten sind an der Tagesordnung. Hier setzt die digitale Buchführung an, da relevante Dokumente jederzeit und von überall aus abgerufen werden können. Der Abschied von physischen Akten und Ordnern spart nicht nur Platz, sondern auch wertvolle Zeit. Durch die strikte Einhaltung der GoBD werden digitale Belege sicher und leicht auffindbar archiviert.
Eine digitale Finanzbuchhaltung bedeutet Abschiednehmen von manuellen, zeitintensiven Prozessen und ermöglicht einen agileren und transparenteren Buchhalteralltag.
Digitalisierung in der Praxis: In 5 Schritten zur Finanzbuchhaltungssoftware
Die Einführung einer digitalen Finanzbuchhaltung erfordert einen geplanten und strukturierten Ansatz. Hier sind fünf entscheidende Schritte auf dem Weg zur effizienten Buchhaltungssoftware:
- Evaluierung und Softwareauswahl
Begutachten Sie Ihre derzeitigen Finanzbuchhaltungssysteme und -prozesse, um zu erkennen, wo eine Prozessdigitalisierung sinnvoll ist. Identifizieren Sie die passende Software, die Ihren Bedürfnissen entspricht, und wählen Sie eine geeignete Lösung aus.
- Einrichtung einer einheitlichen Struktur
Definieren Sie eine einheitliche Struktur für die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um den Zugang zu sensiblen Informationen zu kontrollieren.
- Datenmigration und Schulung
Falls der Umstieg mitten im Geschäftsjahr erfolgt, scannen Sie alle Belege und Rechnungen seit Jahresbeginn ein und speichern Sie diese gemäß den rechtlichen Vorgaben. Übertragen Sie alle relevanten Daten von den alten Systemen in das neue System, und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse haben, damit diese die neue Software effektiv nutzen können – beispielsweise durch ein Seminar.
- Workflow-Optimierung und Automatisierung
Überdenken Sie Ihr gesamtes Workflow Management und automatisieren Sie so viele Prozesse wie möglich. Dies kann die Effizienz verbessern und Fehler reduzieren. Stellen Sie zudem sicher, dass Ihr digitales System ordnungsgemäß funktioniert.
- Rechtliche Compliance und Monitoring
Achten Sie darauf, alle rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen zu erfüllen. Sie sollten gewährleisten, dass alle Ihre Systeme miteinander kompatibel sind, damit der Datenfluss reibungslos vonstattengehen kann. Überwachen Sie darüber hinaus regelmäßig die Performance Ihres digitalen Systems, um Optimierungspotenziale zu erkennen.
ADDISON OneClick: Moderne Buchhaltungssoftware
Bei der ak|p Steuerberatungsgesellschaft bieten wir unseren Mandanten mit ADDISON OneClick eine zeitgemäße Softwarelösung für eine effiziente und transparente Finanzbuchhaltung. Diese cloudbasierte Lösung ermöglicht einen unkomplizierten und sicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberatungskanzlei.
Hauptmerkmale von ADDISON Finanzbuchhaltung:
- Höchste Automatisierung für eine effiziente Finanzverwaltung
- Elektronische Belegübernahme aus anderen Systemen
- Nahtlose Integration mit anderen Anwendungen, von der Lohn- & Gehaltsabrechnung bis zum Jahresabschluss
Vorteile der ADDISON Finanzbuchhaltung für Klein- und Mittelunternehmen:
- Automatische Kontierung und Import von Kontoauszügen
- Konfigurierbarer Datenimport aus Fremdsystemen
- Integriertes Modul für Scannen, Buchen und Archivieren von Rechnungen
- Direktes Durchbuchen in die Kostenrechnung und das Controlling
ADDISON OneClick – Der digitale Weg zum Erfolg: Die moderne, cloudbasierte Lösung ADDISON OneClick ermöglicht einen sicheren Datenaustausch. Unsere Mandanten profitieren von einem digitalen Postfach, testierten Kassenbüchern, Finanz-Reports und dem direkten Zugriff auf Daten durch Steuerberater – effizient, sicher und ohne Installationsaufwand! So funktioniert moderne, digitale Buchführung.
ak|p Steuerberatung: Ihre Partner für eine rechtskonforme Buchführung
Die ak|p Steuerberatungsgesellschaft bietet umfassende Leistungen in der Finanzbuchhaltung, die darauf abzielen, Unternehmen in allen Belangen der Buchführung zu unterstützen. Von der Erfassung und Buchung aller Geschäftsvorfälle über die Erstellung von Buchhaltungsbelegen bis hin zur Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen übernehmen wir alle wesentlichen Aufgaben der Buchhaltung. Durch die Anwendung digitaler Lösungen und die Beachtung gesetzlicher Vorgaben gewährleisten wir eine effiziente und rechtlich konforme Finanzbuchhaltung.
Unser Engagement für Transparenz, Präzision und persönliche Beratung machen uns zu einem verlässlichen Partner in allen finanziellen Angelegenheiten. Wenn Sie nach einer Steuerberatung suchen, die über die herkömmlichen Dienstleistungen hinausgeht und Ihre Finanzbuchhaltung auf ein neues Niveau hebt, sind wir die richtige Wahl. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine individuelle Beratung und professionelle Unterstützung.
Optimieren Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit ak|p Steuerberatung – Ihr verlässlicher Partner in steuerrechtlichen Belangen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Finanzbuchhaltung?
Die Buchhaltung ist ein allgemeiner Begriff, der alle Prozesse der systematischen Erfassung, Überwachung und Organisation von finanziellen Transaktionen umfasst. Als spezifischer Teil der Buchhaltung konzentriert sich die Finanzbuchhaltung auf die Erfassung und Verarbeitung finanzieller Daten für externe Berichterstattungszwecke, wie die Erstellung von Jahresabschlüssen.
Wie digitalisiere ich meine Buchhaltung?
Um auf eine digitale Finanzbuchhaltung umzusteigen, sind mehrere Schritte notwendig. Diese umfassen die Auswahl einer geeigneten Software, die Schulung von Mitarbeitern, das Scannen von Papierbelegen, die systematische Aufbewahrung digitaler Dokumente und die Nutzung von Funktionen wie automatisierte Datenverarbeitung.
Wie funktioniert eine elektronische Buchführung?
Die elektronische Buchführung beinhaltet die Verwendung von Software zur systematischen Erfassung, Organisation und Auswertung finanzieller Transaktionen. Sie ermöglicht die digitale Verwaltung von Belegen, automatisierte Buchungen und bietet oft Schnittstellen für den Datenaustausch mit Steuerberatern oder Finanzbehörden. Die Vorgänge ähneln denen der manuellen Buchführung, sind jedoch aufgrund ihrer digitalen Natur deutlich effizienter und zeitsparender.